Rekisteriseloste

 

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

 

REKISTERINPITÄJÄ                                                                            

Kotihoito Päiväkumpu Oy

Y-tunnus: 2323784-4

Pasilankatu 2, 00240 HELSINKI

puh. 045 636 1252

 

Päivitetty 4.11.2020

 

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

 

Kotihoidon asiakasrekisterin vastuuhenkilönä toimii Päiväkummun kotipalveluiden palvelupäällikkö. Rekisteriasioita voivat hoitaa myös hallinnon sihteeri ja konsernin toimitusjohtaja.

 

Rekisteriasioita hoitava henkilö huolehtii rekisteriselosteen nähtävillä pidosta kotihoidon toimistolla ja antaa rekisteröidyn (tai omaisen/holhoojan) pyynnöstä tarkempia tietoja rekisterinpidosta sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja. Lisäksi rekisteriasioita hoitava henkilö huolehtii rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä, järjestelmän tehokkaasta ja oikeellisesta käytöstä sekä sen käyttäjien koulutuksesta.

 

REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on Asiakasrekisteri.

Päiväkummun kotihoidon asiakasrekisterin kokonaisuuden muodostavat rekisteri DomaCare asiakastietojärjestelmässä, asiakaskansiot sekä asiakassopimukset.

 

DomaCare on Invian Oy:n toteuttama asiakastietojärjestelmä. Lisäksi kotihoidossa on asiakaskansiot, joihin kerätään sellaisen asiakirjat, joiden tietoja ei käsitellä em. järjestelmässä. Asiakassopimukset (palvelusopimukset) säilytetään hallinnon toimistossa lukituissa kaapeissa.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Asiakasrekisteriä käytetään asiakkaiden palveluiden suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin, jonossa olevien asiakkaiden tietojen rekisteröintiin sekä laskutuksen perustietojen keräämiseen.

Rekisterin pitämisen peruste on asiakassuhde ja potilastietolaki.

 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Perustiedot asiakkaasta:

  • henkilö- ja yhteystiedot
  • tarvittavat terveys- ja sosiaalitiedot
  • tiedot yhteyshenkilöistä
  • elämänkaaritiedot

Hallinnolliset tiedot hoidosta:

  • tulo- ja lähtötiedot
  • poissaolot
  • käyntitiedot muissa palveluissa esim. vuodeosastolla/ vastaanotolla/ poliklinikalla

Hoidon maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot

Palveluja koskevat tiedot:

  • palvelutarpeen ja -toiveiden määrittely
  • lääketieteellinen taudinmäärittely (diagnoosi) ja hoitotyön diagnoosi
  • palveluiden suunnittelu, toteutusten kirjaus ja arviointi
  • terveysriskit ja terveydentilan seuranta
  • suoritetut tutkimukset ja konsultaatiot tuloksineen ja lausuntoineen
  • lääketiedot
  • merkinnäntekijöiden virkanimike ja nimi

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Uuden asiakkaan tietoja hankitaan luotettavista tietolähteistä: asiakkaalta itseltään, hänen läheisiltään sekä edellisistä hoitopaikoista asiakkaan/hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakastietoihin on tehtävä merkintä asiakastietojen hankkimisesta ulkopuolisilta. Huolellinen tietojen kartoitus luo pohjan hyvälle hoitosuunnitelman laatimiselle ja hoidolle. Asiakas on velvollinen ilmoittamaan Päiväkummulle kaikki hoidon toteutusta varten tarvittavat tiedot.

 

Kotihoidon ammattihenkilöt kirjaavat rekisteriin potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, jotka syntyvät hoitotilanteessa havainnoinnin, keskustelun ja tutkimusten tuloksena. Kotihoidon asiakkaiden lääkäripalveluista vastaavat asiakkaiden yksityislääkärit tai oman terveysaseman lääkärit, jotka tekevät kirjaukset omaan asiakastietojärjestelmään ja Päiväkummun kotihoito saa nämä tiedot käyttöönsä asiakkaan luvalla. Toisista hoito-organisaatioista voidaan asiakkaan suostumuksella pyytää myös muita hoitoon liittyviä tietoja kuten lähetteitä, hoitopalautteita ja tutkimustuloksia.

 

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin käyttö kotihoidossa perustuu asiakkaan/läheisen/holhoojan ja hoitavan henkilön/henkilökunnan väliseen palvelusuhteeseen. Tietoja saavat käyttää vain asiakkaan hoitoon ja palveluihin osallistuvat henkilöt työtehtäviensä mukaisesti. Asiakkaasta tehdyt merkinnät ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan/ holhoojan nimenomaisella suostumuksella tai

 

lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

 

Asiakastietoihin on tehtävä merkintä asiakastietojen luovuttamisesta ulkopuoliselle. Tietoihin on merkittävä, milloin ja mitä tietoja on luovutettu, kenelle tiedot on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut sekä onko luovutus perustunut asiakkaan kirjalliseen, suulliseen tai asiayhteydestä ilmenevään suostumukseen tai lakiin. Merkintä tulee tehdä myös siitä, jos asiakas on kieltänyt tietojensa luovuttamisen.

 

Ensisijaisesti asiakastietoja voi luovuttaa vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Laki oikeuttaa kuitenkin tietyissä tilanteissa luovuttamaan salassa pidettäviä tietoja ilman asiakkaan suostumusta. Pykälissä säädetyin edellytyksin saadaan välttämättömiä tietoja antaa:

– asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle, jos potilaalla ei mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.

– jos tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi, taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi.

-jos tiedot ovat välttämättömiä sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi.

– pyydettäessä poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle, jos se

on tarpeen sellaisen rikoksen selvittämiseksi, josta säädetään ilmoitusvelvollisuus rikoslain

(39/1889) 15 luvun 10 §:ssä, taikka jonka enimmäisrangaistus on vähintään neljä vuotta

vankeutta.

– jos se on välttämätöntä lapsen edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi.

 

Erikseen on säädetty sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen oikeudesta saada laissa säädetyin edellytyksin tilastotarkoituksia varten eräitä laissa tarkemmin määriteltyjä sosiaalihuollon tietoja (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta 409/2001).

 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkelaitos ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain (556/1989) mukaan oikeutettuja pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia keskusrekistereitä ja saamaan terveydenhuollon laitoksilta asetuksella 774/1989 säädetyt tiedot. Kotihoito luovuttaa tämän perusteella tietoja hoitoilmoitusrekisteriin (HILMO). Tiedot luovutetaan määrämuotoisilla asiakirjoilla DomaCare – järjestelmästä.

 

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan pyyntöä/lupaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus.

Asiakirjat säilytetään asiakkaan hoidon ajan kotihoidon toimistossa valvonnan alaisena käsittely- tai arkistokansiossa, lukituissa kaapeissa tai huoneissa. Käynnin tai hoitojakson päätyttyä, kun hoitojaksoa koskevat tiedot on kirjattu kertomukseen, ne siirretään arkistoon. Arkistolle on nimetty arkistovastaava, joka vastaa arkistossa olevien tietojen suojaamisesta luvattomalta käytöltä. Rekisterin säilytyksessä noudatetaan arkistolaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön antamia määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä.

Työntekijät kirjaavat tiedot DomaCare asiakastietojärjestelmään palvelupäällikön myöntämillä henkilökohtaisilla tunnuksilla siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

DomaCare-asiakastietojärjestelmän tiedot tallennetaan palvelimelle, jota huolletaan ja ylläpidetään tietosuojamääräysten mukaisesti. Tiedot varmuuskopioidaan joka yö. DomaCare järjestelmään tallentuvat lokitiedot kaikesta tiedon käsittelystä.

 

TARKASTUSOIKEUS

Asiakas/holhooja voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot antaa ammattihenkilö pyytäjän esittämässä laajuudessa suullisesti tai kirjallisena.

Jos tietopyyntö koskee eri yksiköissä syntyneitä asiakirjoja, tiedot kokoaa se yksikkö, jonka vastuulle asiakas kuuluu tai on kuulunut, tai jossa hän on viimeksi ollut hoidossa. Mikäli tietoja ei voida lain mukaan antaa, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Tiedoissa havaitut virheet ja puutteet korjataan niiden tultua ilmi oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta. Palveluja, terveyttä ja sairautta koskevat merkinnät korjataan siten, että muutettu tieto on saatavissa esille tarvittaessa. Korjauksen yhteyteen merkitään korjauksen tekijän nimi ja päivämäärä. Virheellistä tietoa ei poisteta kokonaan. Tarpeeton tieto kuitenkin poistetaan.

Asiakkaan vaatiessa tiedon korjaamista hän tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syy(t) tiedon korjaamisen epäämiseen. Kielteiseen päätökseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Henkilötietolain 30 §.n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää antamasta häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Päiväkummun kotihoidon asiakastietoja voidaan käyttää asiakas- ja/tai omaistyytyväisyystutkimuksen tekemistä varten. Tutkimuksesta saatuja tietoja käytetään palveluiden kehittämiseen ja niitä ei luovuteta ulkopuolisille missään tilanteessa.

 

Henkilötietolaki 523/1999

 

Laissa säädetään henkilörekistereistä, hyvistä henkilötietojen käsittelytavoista ja yksityisyyden suojaa turvaavista perusoikeuksista henkilötietoja käsiteltäessä.
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992Laissa säädetään potilasasiakirjojen käsittelystä ja asiakirjoihin sisältyvien tietojen salassapidosta.
STM:n asetus potilasasiakirjoista 298/2009Asetusta noudatetaan potilasasiakirjojen laatimisessa sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisessä.
Arkistolaki 831/1994Arkistolaitoksen ohjeet (Arkistolaitos)Lakia ja ohjeita noudatetaan potilasasiakirjojen säilyttämisessä.
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000Laissa säädetään asiakkaan oikeuksista hänen tietojensa käsittelyssä ja salassapidossa.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007

 

Laissa säädetään julkisten ja yksityisten sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakastietojen sähköisestä käsittelystä ja valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista.

Laki velvoittaa kaikki terveydenhuollon julkiset toimijat liittymään syyskuuhun 2014 mennessä kansalliseen sähköiseen potilasasiakirjojen arkistopalveluun.

Laissa on säädökset tietojen salassapidosta, luovutuksesta, arkistoinnista ja asiakkaan oikeuksista saada tietoa omista asiakastiedoistaan.

Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007

 

Laissa on säädökset sähköisten lääkemääräysten käsittelystä ja potilaan tiedonsaantioikeuksista. Laissa säädetään Kelan ylläpitämästä valtakunnallisesta reseptikeskuksesta ja -arkistosta.

Laki edellyttää, että kaikilla terveydenhuollon organisaatioilla sekä apteekeilla on vuoteen 2011 valmius sähköisen lääkemääräyksen käyttöön.

Terveydenhuoltolaki 1326/2010Laissa säädetään potilastietojen luovutuksesta ja käytöstä sairaanhoitopiirin ja sen alueella toimivien terveyskeskusten välillä.